Managementul fumului în ochi

Prima dată m-am gândit să spun postării Managementul minciunii. Mi s-a părut însă că suna prea dur și am înmuiat puțin titlul în Managementul fumului în ochi.

Am nenumărate exemple de fum în ochi aplicat unui client, de la locurile mele de muncă până la tanti vânzătoare de la magazin. Într-o situație mai dificilă, am observat că de multe ori alegem să o îndulcim un pic sau să dăm un răspuns parțial adevărat care face situația să pară un pic mai bună pentru a evita o confruntare mai dură.

Exemplul clasic este cel al lăsatului mașinii la service. Ți se spune e gata mâine. Suni mâine, îți zice că a apărut o problemă și e gata peste două zile. Suni peste două zile și îți zice că e gata peste încă trei. Am văzut cu ochii mei cazuri în care știau de la început că o să dureze cinci zile, dar s-au gândit că clientului nu i-ar plăcea asta, așa că mai bine i-au zis că e gata mai repede, urmând să îl tot ducă cu zăhărelul servind minciuni mai mici la fiecare apel.

Dar ce cost are metoda asta, mă întreb eu?

Costul la client – în timp nu o să mai aibă încredere în ce spui și începe să pună sub semnul întrebării mesaj, ducând în timp la pierderea încrederii și la crearea unei percepții generalizate că toți ca tine fac la fel.

Costul la propriul angajat – dacă îl înveți să distorsioneze, ascundă și în final să mintă, e de așteptat că va aplica metoda asta și cu tine, iar o bucățică din timpul lui se va duce pe întreținerea minciunii la client și chiar pe sincronizarea cu varianta următoare pe care ai prezentat-o sau o vei/va prezenta.

Costul la tine – orice fum în ochi își are un cost de protecție: trebuie să reții ce ai spus și cui, să te asiguri că toți colegii tăi știu ce fum ai servit fiecărui client și să mențină povestea, iar în final adaugi o complexitate fals creată contextului, nemaivorbind de a face față efectelor.

Deși aparent mai simplă, distorsonarea poate nu te costă pe moment discuții foarte dificile, dar te costă mult mai mult timp și energie investite în ceea ce aș numi costul de gestionare al fumului.

Câteodată am impresia că aproape în toate domeniile ducem acut lipsă de cunoștințe de management, dacă nu etic atunci măcar pragmatic .

Cei ce mută pietre

În fiecare companie sunt o mână oameni care parcă văd mai departe de rolul lor și care sunt motivați de a schimba lucurile în bine, altfel spus nu pot să stea pe curul lor. Eu le zic Cei ce mută pietrele. În restul poveștii o să îl alegem aleatoriu pe Sergiu ca reprezentantul Celor ce mută pietrele, pentru că nu știu niciun Sergiu pe care l-am putea pune pe gânduri cu povestea asta.

Sergiu umblă liniștit prin satul lui și într-o zi dă de o piatră care stă fix pe cărare. Se uită la ea și își zice că nu are sens să o ocolească, ci mai bine să o mute, căci dacă trece pe acolo zilnic și tot dă de ea, este mega aiurea să o tot ocolească. Mai bine o mută.

Începe cu o piatră mică, după aia prinde putere și se ia la trântă cu una mai mare. Reușește să o mute și mai încolo dă de un bolovan, se ia la trântă și cu bolovanul și îl mută. Din procesul ăsta Sergiu a învățat că pietrele se pot muta, numai să le vezi, să vrei să le muți și să te susțină și Compania de drumuri și poduri și primarul și prefectul și vecinul. În curând activitatea asta îi dă atâta satisfacție de ajunge chiar să caute pietrele și nu se mai sperie deloc de apariția lor.

Sergiu știe în sfârșit că are un rost mai mare în sat și că satul e mai bun și datorită lui. Acum, Sergiu se simte că o parte din sat e și a lui și e mândru de asta.

Într-o zi, din pură întâmplare, Sergiu trebuie să facă un drum la marginea îndepărtată a satului până la moară. Pe drum dă de un bolovan uriaș care blochează complet o trecătoare și toată lumea ocolește zona. Un pic temător, dar cu încredere în forțele lui deja probate, Sergiu se apucă să împingă, să tragă, să lovească, să dea cu dalta, să toarne ulei și alte idei pe care nu le mai pot produce, dar bolovanul nu se mișcă. Sergiu e dârz și nu se lasă. Se mută lângă bolovan și toată ziua se chinuie să îl miște. După un timp, Sergiu se simte total debusolat. El era bun la mutat bolovani, asta aproape îl definea și îi dădea un sens, dar acum se simte pierdut.

Așa că după un timp, Sergiu se întoarce la casa lui și le zice vecinilor să nu meargă veci la moară că drumul e oribil și plin de bolovani mari de ocolit, care nu se clintesc nicicum și nu are niciun sens să se mai chinuie și la naiba, el nu mai poate și nu mai are niciun chef. Și așa s-a potolit Sergiu și a decis că nu e rău să stea pe curul lui.

Cam pe acuma vă e milă de bietul Sergiu și vă gândiți ce bolovan nasol și ce sat nasol și bietul băiat. Dar auziți, de unde atâta încredere că orice bolovan se poate muta? De unde atâta siguranță că într-o trecătoare nemaivăzută, cu un bolovan nou, pe un drum nou va reuși? Poate că de fapt Sergiu a primit un șut mult mai important decât că nu a putut muta un bolovan, acela că nu este invincibil, că nu îi ies toate și că înainte să se ia la trântă cu un bolovan ar trebui să își măsoare realist șansele și să își calibrezi așteptările un pic mai jos decât unde le-ar pune ego-ul lui.

Cum să ne relaționăm la un aparent eșec e un căcat pe care nu îl învățăm nici după ce ne-am dat cu capul de munți de bolovani. Definiția eșecului e mult mai largă decât obtuzul insucces, a se vedea dex: 4 (Înv; îae) A ține (pe cineva) sub presiune. Asta e mult mai sexi. Asta îmi place mai mult. Sub presiune ești mai bun, mai ingenios și mai eficace decât pe culmile succesului.

Ca încheiere, mă macină un gând legat de Sergiu: Cei ce mută pietrele în marea majoritate nu sunt pregătiți pentru lupte de gherilă și pentru sezoane întregi de hărțuială prin mlaștini. Tind să arunc o idee potențial controversată: oare motivația lor vine din faptul că ei cred în satul ăla și în a-l face mai bun sau din satisfacția pe care le-o dă mutatul de bolovani și abia la jumătate de secundă apoi încep să se gândească la sat, dar lucurile se succed atât de repede de nu apucă nici ei să își dea seama și totuși la un nivel inconștient îi afectează resursele puse la bătaie în lupta de gherilă?

PS: Intenționat nu am zis nimic despre satul care ar putea să îl ajute pe Sergiu, pentru că satele sunt de toate felurile, iar Sergiu trebuie să fie Sergiu în orice lume ar umbla.

Competență și dependență

Ești în concediu, relaxat pe o plajă. Sună telefonul. Scotocești prin geantă plin de lene. Cineva de la seviciu. Răspunzi, ajuți, închizi telefonul aparent iritat. Îi spui colegului de cearceaf Iară mă sună ăștia și arunci cu scărbă telefonul. Te întinzi la loc pe șezlong și te mângăi imaginar ușor pe un umăr cu mândrie Sunt așa de bun că nu se descurcă fără mine. Sunt bun măi!.

Ăsta de mai sus sunt eu pe când confundam competența cu dependența și sper de dragul conversației că și voi ați trecut sau sunteți prin zonă. Deși frustant câteodată, să te caute lumea în concediu era un semn că numai tu știi sau poți să faci niște chestii, fie prin performanța ta ridicată, fie prin atipicitatea situației cu care lucrai în contextul respectiv. Măi, era un sentiment călduț bine și dacă tot era plăcut, de ce să schimbi ceva și să nu rămâi un mini-zeu pe tarlaua ta? Păi, ce te faci dacă te-ai plictisit și vrei să mai schimbi tarlaua, dar ești așa de bine înfipt în ea că durează luni de zile să transferi ce făceai tu? Yep, ești blocat, iar oportunitățile zboară pe lângă tine. Ce te faci dacă trebuie să îți iei un concediu medical mai lung și îți țâțâie curul cum se vor descurca fără tine? Sau ce faci dacă nu mai ai cu cine schimba idei noi pentru că nu ți-ai împărțit bomboana cu nimeni? Ce faci când anunți că vrei să pleci și toți colegii intră în panică și te privesc speriați cu întrebarea Ce naiba facem acum? Cât de liber te simți în contextele astea?

Acuma, uitându-ne pe cealaltă parte, dacă ești un mini-zeu sunt lucruri pe care le faci mai ușor sau mai repede sau mai bine ca alții, doar așa ai ajuns un mini-zeu, dar în momentul în care ești un mini-zeu și pentru că numai tu poți să faci o părticică din munca echipei, atunci tu și echipa ta sunteți într-un loc nasol pentru toți. Poți rămâne mini-zeu și dacă mai înveți și pe alții cum să facă ce faci tu, chiar dacă poate nu vor reuși la fel de bine, dar eu cred că e spre binele tuturor. Și încă ești un mini-zeu mai tare, căci nimeni nu îți va putea contesta viziunea pe termen lung, pe lângă performanță, iar toată lumea vrea sisteme stabile, ceea ce devine sistemul tău în momentul în care nu depinde de un om. Da, vor avea de pierdut în lipsa ta, ești un coleg incredibil de grozav și apreciat și așa de simpatic și de profi și de bun și bun de luat acasă, dar ei vor funcționa în continuare și asta e cel mai important după plecarea ta.

O frază specială pentru manageri: dragilor, noi suntem cei mai loviți de boala asta și prin natura muncii ( vrei să lași echipa să lucreze nu să se ocupe de căcaturi de management)  și prin natura noastră ( ne place să fim tari și să salvăm ziua la final). Legat de echipe, cred că modul în care se organizează echipa și cum se discută cu clientul ar trebui să fie cunoscut de toată lumea din echipă, transparent și familiar tuturor, ca în momentul în care managerul își rupe gâtul, lucurile să meargă aproximativ la fel. Luată ideea asta mai departe, la orice nivel, un manager își poate face o echipă de manageri complet independentă și funcțională, cel puțin în măsură de 80% fără să fie necesară prezența lui.

Singurele impedimente în a rezolva problema asta de dependență e viziunea pe termen lung, alegerea oamenilor potriviți, consecvența de a lupta pentru un sistem autonom și dorința de a bea 3 săptămâni Matini pe plajă cu telefonul închis.

O nimica toată!

De ce ai vrea un părinte în echipa ta

La mine la fabrică lumea a cam îmbătrânit și ne-am umplut de prunci. Colegii mei cei verzi și petrecăreți s-au transformat cătinel în părinți grijulii cu care nu mai poți face și tu un release cu voioșie la 1 noaptea sau să dai o petrecere în pijamale pe weekend pentru un client hardcore. Oamenii au obligații și deși ar vrea să mai tragă din țigară la un team-drinking, nu mai prea merge treaba la fel. Ce am înșirat eu aici e o scurtă listă mega superficială de lucuri care se schimbă, atenție!, în disponibilitatea, și nu în implicarea unor părinți și cîteodată lumea, fără nicio rea intenție, se uită mai căș când colegii părinți nu au de ales și trebuie să plece musai la fix sau trebuie să stea acasă încă o zi pentru că nu au bonă sau că nu îi mai scade febra pruncului.

Sunt însă căteva aspecte la care părinții excelează:

  1. Lunea sunt cei mai energetici din birou. Pentru ei weekendul începe luni la ora 8 când au scăpat de cele 48 de ore de conectare non-stop cu pruncii. Da… nu vă mai ascundeți după deget că știu că sunteți toți o petrecere, cel puțin până fac pruncii vreo 8-9 ani, după aia nu mă pot pronunța.
  2. Calmi, foarte calmi. Am observat o pogorâre fantastică a Sfântului Calm în orice părinte, citav la cap, pe care îl întâlnesc în postura de non-părinte. Lucurile sunt relativ mai simple, problemele cu siguranță se vor rezolva, nimic nu e catastrofal, facem noi cumva să fie bine, viața continuă după serviciu și are un sens mult mai mare.
  3. Uite bietul junior, hai să îl ajutăm. Instinctele astea părintești par a se răsfira și peste interni sau juniori. Un părinte de carieră poate să răspundă la 1256 de mii de De ce și să explice același concept folosind o scară largă spre foarte largă de metafore. Sunt fantastici la a crește lucuri, asta dacă le-a ieșit bine crescutul de acasă…altfel pot fi un pic frustați și pot urla la junior Ți-am explicat de o mie de ori și tu tot faci la fel. De câte ori să îți mai zic?
  4. Luptă, luptă, dar pe aia cu rost. Într-o frumoasă zi de vară, pe la ora 8, pe când ieși grăbit din casă căci ești în întârziere, are rost să te lupți cu copilul de 3 ani să își ia chiloți pe el? Dacă raspunsul e nu, căci mai importantă e lupta de a-și pune centura în mașină, atunci o zi fără chiloți sună grozav. Părinții își dozează luptele și le dau numai pe cele care au rost, un foarte bun atu la serviciu și mai ales în management.
  5. Organizare, planificare și ultra-standardizare. La 8:15 ieșim pe ușă, la 9 vom fi la școală, în ghiozdan copilul are un sandwich cu miere, rețetă neschimbată de 3 luni. Măi, nevoia te învață…am văzut cu ochii mei un coleg care era pe toate câmpiile înainte de a aveavcopii și care acum, după doi prunci, are listă de TO-DO și agendă cu planificarea pe zile.
  6. Înfiorător de plictisitori. Avantajul de a povesti numai despre copiii e că se scurtează considerabil pauzele de masă, deci muncim mai mult și mai cu spor.

Cam atât am observat eu și vă rog să luați aceste rânduri cu doza de distracție cu care au fost scrise.

7 gânduri de gândit pentru un manager de proiect

Recent am dat un mini-interviu pentru o lucrare de disertație despre managementul de proiect. Întrebarea finală era Ce crezi că ar putea face mai bine managerul de proiect?. Cum eram în vacanță, neuronul meu nu a putut produce mare lucru, dar de atunci mă tot gândesc și am adunat o listă cu ce mi se pare că nu se găsește scris prin alte articole și pe mine nefăcutul lor m-a lovit la un moment dat.

Deci, în ordine aleatoare, 7 gânduri de gândit pentru un manager de proiect

  1. Stabilirea beneficiilor – Un proiect vine cu un buget, un scop și un termen limită, chiar și în lumea Agile tot avem niște direcții. Discuția care nu are loc când managerul de proiect primește mandatul e cea a Ce vrea compania noastră să obțină de la proiectul ăsta?. Din conversația asta poți afla că e ok dacă ieșim cu 10% în pierdere, dar cu o relație foarte bună și perspective clare de viitor sau poți afla că termenul limită e crucial, dar scopul se poate schimba sau că vrem să ne facem un nume în acea arie și să stăm și în cap numai să primim un rating bun. Trebuie înțeles clar de la început What’s in it for my company ?
  2. Stabilirea toleranțelor – Discuția e similară cu cea anterioară, dar vorbește despre gradele de libertate ale managerului care sunt tolerabile de către companie și pentru care nu trebuie luate măsuri speciale și discutat cu mandatarii proiectului. Ce pompos a sunat, nu sunt sigură că e foarte corect, așa că explicația e ca astfel: dacă profitul e între 8% și 10% e Ok, fă ce știi tu, dacă profitul scade între 7% și 8% Trebuie să povestim.
  3. Subimplicarea echipei – Câteodată managerul de proiect uită că echipa duce în fapt proiectul și că fără informarea și implicarea ei în deciziile proiectului, bătălia va fi dificilă. Știu că majoritatea managerilor de proiect am fost cândva oameni tehnici, dar cum nouă nu le place să ne zică clientul cât durează o funcționalitate, așa nu îi place nici echipei să ia altcineva decizii pentru ei.
  4. Neclaritate în miza clientului – What’s in it for them? Bun, știm de ce facem noi proiectul, dar de ce îl face clientul și de ce îl vrea și ce vrea fiecare om din echipa clientului știm? Câteodată ce se spune diferă de intențiile individuale și de bătăliile interne, care pot omorî un proiect cu potențial succes.
  5. Neclaritate în miza echipei – What’s in it for us? Cum motivez echipa? De ce ar vrea să facă proiectul ăsta? Ce e cool la el? Cum să îi țin interesați? Știu că o să spuneți că nu e treaba managerului de proiect, ci a liderului de echipă și nu o să mă puteți convinge deloc.
  6. Focus pe organizare doar – Ca manager te poți gândi că treaba ta e organizarea și facilitarea și clarificarea și ale cuvinte ce se termină în alea și poți uita de inovația tehnică, de automatizarea procesului de producție, de simplificarea procesului de dezvoltare și de toate cele care fac viața mai ușoară și mai distractivă.
  7. Plan de proiect, dar nu de echipă – E ușor să te gândești că azi începe proiectul, peste trei luni se termină și iei altul cu altă echipă, deci planul tău trebuie să fie de proiect. Dar dacă ai putea să faci planuri și pentru construirea și îmbunătățirea echipei, ca atunci când terminați proiectul fiecare individ să fi învățat ceva, iar echipa să fie mai puternică? Când ai reveni să lucrezi cu ei ați avea deja și o relație faină și lucrurile ar merge și mai bine. Nu ai vrea asta?

Atât! Am zis 7, 7 am gândit. Voi mai aveți idei?

Scrisoare de la o resursă

Salut

Eu sunt resursa de project management, alocată pe câteva proiecte, dintr-un excel cu resurse. Eu, ca și colegii mei, suntem resursa umană a unei companii. Mai există și alte feluri de resurse non-umanoide, gen calculatoare sau imprimante sau căni de cafea.

Mie îmi place să cred că în marea schemă a unei companii sunt mai mult decât o resursă, deși, perfect tradus din engleză și pus în toate cărțile posibile sunt o resursă, așa e, și nu pot nega. Numai că, atunci când îmi zici resursă în limbajul zilnic, mie îmi sună foarte prost. Îmi sună ca și când sunt o cană pe care o iei, o speli, o folosești ca să bei din ea și după aia mă parchezi pe raft până data viitoare când o să ai iarăși nevoie de mine.

Știu că trebuie să fim numiți cumva și trebuie să se știe câți suntem sunt în companie și ce facem, dar parcă nu îmi place chiar să vorbești despre mine ca despre o cană. Nu vreau să jignesc cana, dar totuși, măcar eu pot să mă abțin să nu scuip cafea pe oameni. Nu îmi place nici când mă faci resursă în întâlniri în care se vorbește despre alocare de resurse, căci mi se pare că mă simplifici, iar eu sunt un exemplar unic și minunat în compania mea.

Crezi că ai putea să îmi zici coleg sau om sau specialist sau ceva care să sune mai bine ca resursă?

Cu mult drag,
Resursa colegă de excel cu tine

Lideri magici

Faci o treabă cu mine?

Citește una din variante, după cum te simți.

Dacă ai o zi proastă:

Ia ridică-te de pe scaun. Îndreaptă spatele. Trage burta. Mișcă capul puțin și uită-te în față. Gândește-te la ceva fain. Zâmbește un pic. Înalță-te un pic mai sus. Uită-te la mine cum zâmbesc. Zâmbește-mi un pic înapoi. Am avut o zi grozavă. Am stat până spre dimineață și am citit un thriller super tare. Îs așa de plină de energie. Hai să îți fac o cafea. Zi, care-i baiul?

Dacă ai o zi bună:

Ia ridică-te de pe scaun. Lasă-ți umerii în jos. Scoate-ți burta în față. Pe mine mă doare rău un șold. Nu am chef de nimic. Lasă-ți un pic capul în jos. Hai să ne uităm la papuci. Uite ce murdari sunt ai mei. Nu am chef de nimic azi. De zile în șir nu mai am chef de nimic.

Ei? Cum te simți acum? Am reușit măcar un pic să îți aduc starea aproape de a mea? Dar dacă eram în fața ta? Dar dacă eram liderul echipei tale? Liderul ăla de care îți place și cu care povestești tot felul și mergi la cafea?

Mno, asta e puterea numărul unu a unui lider. Poate să schimbe starea întregii echipe și în doar 30 de minute de interacțiune. De aia eu cred ca stand-up-ul e momentul zero al zilei unei echipe și nu trebuie să dureze nici 5, nici 10, nici 15 minute, ci exact cât e nevoie ca echipa să iasă pe ușa cu un start bun.

Cam același efect îl are mama asupra familiei. Magie curată.

No, weekend fain și stai drept și zâmbește. Se pare că și simplul schimb al posturii te face să fii mai trist sau mai fericit.