Meeting-ul bătu-l-ar vina!

După cum v-am povestit icișa: Un IT-ist și un trainer stresat într-o barcă găurită, am reușit să duc la capăt una bucată tranining, după ce am reușit să îmi lovesc și mașina în graba acelei zile.

M-am descurcat cât de cât binișor pentru ce am vrut eu să transmit și ce mi-am luat eu acasă din sesiunea asta a fost validarea faptului că meeting-urile ne omoară. Nu ne omoară pentru ce facem în ele, ci ne omoară pentru cum ne fragmentează ziua și cum ne deconcentrează din munca noastră, de altfel foarte creativă, care necesită ”flow” liber și continu  de măcar câteva ore( vă ziceam despre el și în linkul de mai sus).

Nu o să fiu avocatul morții meeting-urilor, doar sunt project manager, deci prin definiție munca mea înseamnă 70% din timp petrecut în discuții sau meeting-uri, ci o să vă ajut un pic să vă organizați pe lângă ele.

Eu mă descurc dacă mă țin după principiile astea:

-dacă eu organizez un meeting atunci cu siguranță îl pun cum îmi e mie mai bine în calendar. Știind asta, tu ai două soluții: fie organizezi tu meetingul, fie aproape NICIODATĂ nu accepți un meeting fără să îți verifici calendarul și să îl poți grupa după recomandările care urmează:

-lipește cât mai multe întâlniri una după alta, fără pauze de 15 sau 30 de minute între ele. Știu că e mai greu, dar asta te forțează să fii punctual, să insiști să vă țineți de timp și nu îți dă timpi morți inutili. Într-o pauză de 15-30 de minute nu apuci să faci nimic de impact, eventual citești mailuri sau bei o cafea, dar de concentrat la ceva creativ nu prea.

-pune-ți întâlniri lipite de revenirea din masa de prânz. Dupa masa de prănz intri mult mai greu în ritm, așa că ăsta e un timp foarte bun pentru un meeting.

-din aceeași secțiune ca mai sus am observat că lumea înainte de masa de prânz e mai grăbită. Sunt încă în cumpănă dacă un meeting între 11 și 12 e bun sau nu, depinde mult de ce vrei să obții din el. Dacă vrei să se ia decizii pe date existente atunci ar putea fi o soluție bună, dacă vrei analiză și gândire profundă, poate nu e așa bine.

-observă-ți propriul bioritm. Eu lucrez foarte bine dimineața între 8 și 10 și după-masa între 2 și 4. Nu accept, și în general nu îmi pun meetinguri, între orele astea pentru că sunt momentele în care sunt cea mai productivă.

-dacă vreau să nu se atingă nimeni de timpul meu de lucru atunci îmi blochez singură calendarul de cu dimineața. Cei care pun meetingul, în general se uită după timpii liberi din calendar. Nu am timp liber, nu se pune niciun meeting. 🙂

-nu mă duc la un meeting unde nu am ceva de spus sau unde informația discutată nu mă ajută cu nimic. Asta e mai greu de făcut câteodată, dar decât să pierd timpul meu și pe al altora mai bine zic nu și explic de ce.

-evit să am mai mult de 3 întâlniri pe zi și încerc să am măcar 2 reprize de 2 ore de muncă neîntreruptă în care îmi închid, da închid, mailul si skype-ul de la butonul ăla cu X din dreapta sus.

Sper să vă ajute mica mea experiență acumulată in ultimii ani de luptă cu timpul și vă mai spun doar un secret: de meeting-uri nu putem scăpa, numai de project manageri!